El éxito de un proyecto se debe al buen trabajo realizado, pero es la base de una planificación cuidadosa. Un administrador que difiere del promedio predice cada paso de una manera metódica. Es con una estructura sólida que todos los miembros del equipo pueden centrarse en sus tareas y garantizar la continuidad del negocio.
Durante la planificación, es importante identificar claramente los objetivos del proyecto y detallar cada fase. Tenemos que mirar más allá del resultado esperado y pensar en todas las sutilezas que podrían contribuir u obstaculizar el logro de los objetivos. Identificar a aquellos que participarán en diferentes etapas, predecir los presupuestos, anticipar contratiempos y establecer un calendario son una parte integral de la obra. Además, una vez iniciado, es esencial seguir su progreso. En caso de un problema, el director del proyecto debe reaccionar y ser capaz de ajustar lo que estaba planeado.
Para asegurarse de que la planificación se realiza correctamente, un administrador puede establecer objetivos basados en el acrónimo S.M.A.R.T. Es un término fácil de recordar y cada letra corresponde a una directriz a seguir en el establecimiento de metas. En su estructuración, debe tener ambiciones específicas, medibles, alcanzables, realistas y limitadas en el tiempo.
S - para fines específicos
En primer lugar, para garantizar la finalización de un proyecto, los objetivos deben definirse de manera precisa. Dado que hay varias personas involucradas en diferentes momentos en la realización, es importante que cada paso sea claro. Para ello, la planificación debe responder a cinco preguntas: quién, qué, cuándo, dónde y por qué.
En primer lugar, necesitamos identificar a cada individuo que está involucrado en el desarrollo del proyecto. Esta es la base para garantizar que lleguemos a todos los interesados. En segundo lugar, piense en los recursos que se necesitarán usar para realizar las tareas. Ya sea hardware o presupuesto, asegúrese de estar bien equipado. En tercer lugar, planifique un período de tiempo para cada tarea. Debe ser preciso para cumplir con los plazos y entregar el proyecto en la fecha que se ha establecido con el cliente. En cuarto lugar, los lugares que deben considerarse para el trabajo a realizar. Ya sea una reunión con el cliente o el lugar donde se lleva a cabo el trabajo. Por último, piense en las razones detrás de cada paso de ejecución. Para ser minucioso, tienes que seguir una cierta lógica.
M - metas medibles
Después de eso, usted debe tener metas medibles para mantenerse al día con el progreso del proyecto. De hecho, es con mediciones precisas que usted será capaz de asegurar el flujo suave de las operaciones. Si sólo sabes que todo va bien, tendrás una idea demasiado subjetiva. Es necesario poder calcular objetivamente el progreso del trabajo.
Para ello, puede cuantificar cada paso dando cada paso. En la línea de tiempo, indique sus expectativas a los equipos y compártalas. Establezca metas medibles, por ejemplo, por haber completado el 70% de las tareas al final de la semana.
R - para objetivos alcanzables
Por supuesto, si bien usted es específico con su equipo, es importante que los objetivos establecidos sean alcanzables. Para mantener la armonía dentro de la organización, debe tener en cuenta las fortalezas de todos y asignar tareas lógicamente. Tome el pulso de aquellos que hacen el trabajo para asegurarse de entender su realidad y que los plazos son significativos.
Esto garantizará que su horario se pueda cumplir. En resumen, su planificación debe coincidir con la realidad de su equipo.
A - objetivos alcanzables
En la misma línea, tienes que ser realista, probablemente te encontrarás con problemas. Ya sea la ausencia de un miembro del equipo, la falta de recursos o los costos imprevistos, pueden producirse contratiempos y retrasar la finalización de ciertas tareas. Al planificar su proyecto, es esencial anticipar dificultades.
Puede reservar tiempo extra o incluso un presupuesto para eventos imprevistos. De esta manera, usted estará seguro de cumplir con las expectativas de sus clientes.
T - para goles con tiempo limitado
Por lo tanto, si bien es inteligente permitir horas extras, es esencial establecer una fecha límite para cada paso. No puedes permitirte llegar tarde. Planifica un horario, compártelo con tu equipo y asegúrate de que se cumpla. Ajuste los tiempos de finalización según sea necesario, pero siempre tenga en cuenta un día de parachoques.
De hecho, aunque tiene recursos adicionales, no hay necesidad de detallarlos a su equipo. Debe ser transparente al tiempo que se asegura de que el proyecto está progresando bien. No se deben dar por sentados retrasos o costes adicionales, sino que se utilicen en situaciones inesperadas.
El uso de herramientas adecuadas
Sabes cómo establecer metas, pero ahora necesitas poner en práctica tus conocimientos. La administración debe realizarse con las herramientas adecuadas. El uso de un diagrama de Gantt es ideal porque le permite observar todo su proyecto en tiempo real. Puede vincular tareas dependientes y garantizar una línea de tiempo lógica. Divida el trabajo en diferentes etapas y en diferentes miembros del equipo. Agregue sus líneas de tiempo, realice un seguimiento de sus presupuestos y supervise las actividades.
En conclusión, siempre tenga en cuenta que una buena planificación del proyecto es la base de su éxito, pero no conduce automáticamente a resultados. De hecho, es la realización de cada paso lo que conducirá su plan hacia el futuro. Por este motivo, debe establecer objetivos SMART. Trabaje metódicamente, supervise lo que se está haciendo y ajuste su gestión para reflejar el progreso del proyecto. Identifique a las personas adecuadas y comparta expectativas claras y realistas.
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