La gestión de equipos es una de las tareas más difíciles a las que se enfrentan los gerentes y directivos. Pero esto no se puede evitar porque, hoy en día, el trabajo en equipo es esencial para el buen funcionamiento de una empresa.
Cuando el trabajo depende de nosotros, tenemos un control total de la situación: horarios, actividades, plazos, responsabilidad, todo se organiza individualmente. Sin embargo, con la integración de más personas, la ecuación se vuelve un poco más complicada. Tenemos que lidiar con diferentes opiniones, diferentes formas de ser y diferentes formas de entender un proyecto. El reto es entender y respetar la posición de todos en el equipo para no afectar el entorno de trabajo,
Un gerente que delega tareas, lleva a cabo reuniones y luego supervisa las actividades de sus empleados no desarrolla realmente el trabajo en equipo. Simplemente sigue el mismo modelo vertical clásico que ahora ya resulta contraproducente.
Por el contrario, un grupo de personas con diferentes habilidades e involucrados en lograr un objetivo común es la verdadera definición de un equipo. Comparten responsabilidades y proyectos. Cada miembro del grupo, debido a su área de especialización particular, es un elemento clave en el funcionamiento del grupo.
La toma de decisiones y la discusión sobre la mejor manera de lograr el objetivo deben ser acerca de todos los miembros del equipo. Sin embargo, el trabajo en equipo no significa desorganización. Será necesario definir un líder de equipo cuya función será organizar las tareas y el progreso del proyecto.
La productividad de un equipo es el resultado de una buena gestión, un buen equipo de trabajo y buenas herramientas para lograr los objetivos que nos proponemos. Echemos un vistazo a 4 prácticas recomendadas que pueden ayudarle a optimizar la gestión del equipo y la productividad.
1. Construir el equipo adecuado
La composición del equipo es crucial para el éxito de un proyecto. El líder a cargo de la formación del equipo debe asegurarse de mezclar personalidades dominantes que son capaces de tomar el asunto en sus propias manos rápidamente y personalidades cuya fuerza reside más en la escucha y la acción reflexiva.
Los expertos en gestión eficaz de proyectos dicen que los perfiles complementarios pueden crear más equipos creativos si pueden establecer mecanismos para intercambiar ideas que enriquezcan los resultados generales.
Antes de entrenar al equipo del proyecto, tendrá que dedicar tiempo a definir las posiciones y habilidades que cada persona involucrada en su proyecto debe tener. Una definición clara de roles y responsabilidades contribuye a la eficacia porque evita la duplicación de tareas o algunas de ellas no se realizan porque no tienen una responsabilidad específica.
Por otro lado, las diferencias en el rendimiento a menudo conducen a conflictos dentro del equipo. Hay quienes quieren hacer lo menos posible. En este caso, es importante encontrar la causa de la supuesta falta de motivación: ¿Simplemente no quiere hacer su trabajo o simplemente está abrumado por los acontecimientos? ¿Hay demasiado que hacer o tiene miedo de no poder hacer lo que se espera de él? En cualquier caso, se debe buscar una conversación honesta.
2. Elija un líder natural
Para una buena gestión del equipo, es importante que la persona adecuada tome la iniciativa. Optimismo, inspiración, comprensión y capacidad de comunicación son los valores que deben acompañar a un líder de equipo.
Una habilidad fundamental que un líder debe poseer para la gestión adecuada de los equipos de trabajo es ser capaz de explicar las decisiones. ¡Las actividades nunca deben hacerse sólo porque el jefe lo quiera! Una política de obediencia estricta puede afectar negativamente la autoestima de los empleados, la creatividad y el entorno laboral.
Un buen líder es empático. Él es capaz de mirar diferentes situaciones a través de los ojos de todos los miembros del equipo y entender de esta manera su realidad.
Un entrenador debe mostrar confianza en su equipo. Es esencial poder delegar tareas. Cuando el gerente no tiene confianza en el trabajo de sus empleados, interfiere en actividades que no le conciernen y destruyen el ambiente de trabajo como equipo.
3. Establecer metas claras
Establezca objetivos y metas para cada miembro del equipo. Cuando un empleado se fija una meta, está motivado y enfocado en lograrlo. Estos deben, por supuesto, ser objetivos que puedan alcanzarse y sean medibles utilizando métodos claros y predeterminados. ¡Establezca metas que sean un desafío. No dude en crear un calendario del proceso para que todos los miembros tengan una visión clara de los plazos.
Preste especial atención a la productividad y la calidad del trabajo. No confundas la productividad con las horas de trabajo. Concéntrese en la cantidad de trabajo que cada persona puede hacer durante un día de trabajo, asegurándose de que tiene las herramientas para que sea más fácil para ellos mostrar sus talentos.
Promover el reconocimiento grupal es esencial. Nada motiva más a un empleado que observar en tiempo real cómo está logrando sus objetivos. Puede programar reuniones semanales o mensuales donde cada miembro del grupo puede presentar los resultados de su trabajo. Reconocer el progreso y motivar a diario es un beneficio tanto para su empresa como para sus empleados.
4. Aprender a comunicarse bien
El trabajo en equipo exitoso generalmente se basa en una cosa: la comunicación exitosa dentro del equipo! En un equipo, todos deben ser capaces de expresarse. Dejar que el otro hable es una necesidad absoluta en un equipo. Todo el mundo debería tener la oportunidad de expresar su opinión completa sobre un problema determinado. Cuando tu equipo está a distancia, una herramienta de chat como Slack puede ser muy útil para evitar demasiados correos electrónicos.
La participación de todos los miembros del equipo en la comunicación del equipo es importante para lograr el objetivo común.
A veces comunicarse también significa criticar. Ser criticado no es agradable, pero a veces necesario. Para progresar, debe probar regularmente sus propias acciones, así como las del equipo y sus miembros. Lo importante es argumentar constructivamente y centrarse en el tema en cuestión. Las críticas y los juicios personales no tienen cabida en la comunicación del equipo. Si surgen conflictos dentro del grupo, deben tratarse abiertamente y debe encontrarse una solución común.
También es importante felicitarse y celebrar el logro de las metas. No se trata sólo de celebrar los éxitos comunes, sino también de una cultura de reconocimiento que debe cultivarse a nivel individual, no sólo por los superiores, sino también por los colegas.
Un efecto secundario positivo de cómo funciona la comunicación dentro de un equipo es que reduce el estrés en el lugar de trabajo y hace que muchos procesos sean mucho más eficientes, lo que en última instancia ahorra mucho tiempo y por lo tanto mejora significativamente la productividad.
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